Primeros Pasos

Configuración inicial

1. Crear tu organización: Registra tu holding con su información y las compañías o razones sociales asociadas. Define la moneda funcional de cada compañía y la moneda de consolidación del sistema.

2. Invitar usuarios: Envía invitaciones a tu equipo y asigna roles según sus responsabilidades (ventas, finanzas, soporte, lectura, etc). El control de accesos asegura que cada persona vea solo la información que necesita.

3. Configurar parámetros generales: Agrega mercados, segmentos, vendedores, productos. Ajusta políticas de reconocimiento de ingresos y reglas de cambio de divisas según tu realidad contable y fiscal.

Registro de clientes y productos

• Clientes: Crea perfiles de clientes y registra los contactos asociados. Puedes diferenciar entre cliente comercial o padre (empresa con la que negocias) y las entidades legales (razón social) asociadas al cliente, y segmentar por industria o tamaño.

• Productos y servicios: Define los productos o planes que ofreces. Indica si son de pago único o recurrentes (por ejemplo, suscripciones mensuales).

Creación de cotizaciones y contratos

1. Cotizaciones: Utiliza las cotizaciones para enviar propuestas a clientes con descripciones, precios y descuentos. Puedes aprobarlas internamente antes de enviarlas y luego convertirlas en contratos. También puedes integrar las cotizaciones desde tu CRM, configura las etapas del canvas, o simplemente registra los deals ganados como cotizaciones “Firmadas” en Sapira.

2. Contratos: Cuando un cliente acepta una cotización, crea el contrato correspondiente. Configura los productos incluidos, fechas de inicio y fin, moneda, frecuencia de facturación y condiciones de renovación. Aprueba el contrato o suscripción en el workflow de aprobación configurable y genera el documento para enviar a firma al cliente manteniendo trazabilidad completa.

Facturación y cobros

• Facturas automáticas: Sapira genera la programación de facturas a partir de los contratos activos en la moneda que especifiques. Puedes enviarlas por correo, registrarlas en tu ERP o integrarlas con tu sistema de facturación local, además de reprogrmarlas cuando sea necesario sin perder la trazabilidad del contrato.

• Pagos y cobranzas: Registra los pagos recibidos y haz seguimiento de las cuentas por cobrar. Las notas de crédito permiten aplicar ajustes, reprogramación o cancelaciones.