Reconciliación de Facturas Legacy

¿Para qué sirve?

Para mapear tus facturas históricas (o facturas emitidas fuera de Sapira) a tus contratos y productos en Sapira, sin perder tu histórico de ingresos y preparando una apertura IFRS15 ordenada.

Definiciones clave

• Factura Legacy: factura importada desde tu ERP o histórico que aún no está vinculada a un contrato Sapira.

• Línea Legacy: cada ítem de una factura Legacy (producto, cantidad, precio).

• Contrato en revisión: contrato migrado desde tu MRR, pendiente de validación y reconciliación.

• Match: relación entre una línea Legacy y un item de contrato/poducto en Sapira.

• FX (fx_contract_to_invoice): tipo de cambio usado cuando la moneda de la factura es distinta a la moneda del contrato.

Paso 1: Cargar contratos históricos

1. Exporta tu MRR / contratos desde tu sistema actual.

2. El equipo Sapira (o nuestro asistente de onboarding) te ayuda a:

   • mapear columnas,

   • crear tus contracts y contract_items en Sapira.

3. Los contratos se cargan con estado “En revisión”.

4. Revisa que:

   • clientes,

   • razones sociales,

   • monedas de contrato,

   • productos

     estén correctos.

Hasta aquí todavía no impactamos tus números contables.

Paso 2: Cargar facturas Legacy

Tienes dos opciones:

1. Integración con tu ERP

   Sapira importa automáticamente:

   • facturas de venta,

   • con sus líneas (productos, cantidades, importes, moneda).

2. Carga por archivo

   Subes un Excel/CSV con:

   • datos de cabecera (número, fecha, cliente, moneda, total),

   • datos de ítems (descripción, cantidad, precio, impuestos).

Estas facturas se guardan en Facturas Legacy y se marcan como Pendientes.

Paso 3: Reconciliar facturas Legacy con contratos

Ve a Facturación → Facturas Legacy.

1. Filtra por RUT/NIT/RFC (client_tax_id) o Razón Social (legal_client_name).

2. Elige una factura y haz clic en “Reconciliar”.

En la pantalla de reconciliación verás:

• A la izquierda:

  • la factura y todas sus líneas (Líneas Legacy).

• A la derecha:

  • los contratos de ese cliente,

  • sus ítems (productos, planes, etc).

Cómo hacer el match

Para cada línea Legacy:

1. Selecciona uno o más items de contrato que correspondan.

2. Si la moneda de la factura es distinta a la del contrato:

   • ingresa el FX o usa el sugerido por Sapira.

3. Indica cuánto del monto de la línea asignas a cada item:

   • puedes dividir una línea entre varios productos / contratos.

4. Guarda.

Sapira registra estos matches, pero solo se consideran confirmados cuando tú los guardas.

Cuando todas las líneas de la factura están completamente asignadas:

• El estado pasa a Reconciliada.

• La factura desaparece de la lista de pendientes.

Paso 4: Generar facturas Sapira y revenue

Cuando una factura Legacy está reconciliada:

1. Sapira genera automáticamente las facturas internas (invoices) y sus líneas (invoice_items) asociadas a:

   • los contratos correctos,

   • los productos correctos,

   • las monedas correctas,

   • los FX usados.

2. Cuando termines de reconciliar las facturas de un contrato:

   • Cambia el contrato de “En revisión” a “Activo”.

   • Sapira empezará a calcular:

     • revenue futuro,

     • ingresos diferidos,

     • unbilled,

       según IFRS15 (si aplica).

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si mi empresa aún no aplica IFRS15?

Nada de lo histórico se reinterpreta solo. Tus facturas históricas siguen siendo tus ingresos.

Sapira usa la reconciliación para construir una apertura ordenada (saldos iniciales) a la fecha de implementación.

¿Y si llega una factura desde el ERP que no viene de Sapira?

Aparece automáticamente en Facturas Legacy.

La puedes reconciliar exactamente igual: la idea es que nunca más tengas “facturas sueltas” sin contrato.

¿La IA decide por mí?

No. Sapira puede sugerir:

• contratos candidatos,

• productos,

• FX.

  Pero tú siempre confirmas antes de que la factura quede reconciliada.